Geschäftspartner Codex

Vorwort

Werter Geschäftspartner,

Respekt, Vertrauen und Wertschätzung sind die Pfeiler unseres Handelns. Hohe Qualität und exzellenter Kundenservice sind unser Schlüssel zum Erfolg. Kunden schätzen uns aus diesem Grund als bevorzugten Partner über Innovationszyklen hinweg. Wir überzeugen durch Leistung mittels Kundenorientierung, Innovationskraft, technologischer Kompetenz und motivierter, verantwortungsvoll handelnder Mitarbeiter.

Globale Entwicklungen, die die Zukunft der Menschen schützen und auch nachfolgenden Generationen ein lebenswertes Leben auf diesem Planeten ermöglichen, fördern wir. Aus diesem Grund formt ESG (Environment, Social, Governance) unser Denken und unsere Prozesse. 

Umweltbelange, soziale Verantwortung und verantwortungsvolle Unternehmensführung berücksichtigen wir in unseren ESG-Prozessen. Mittels Regelungen zur Corporate Governance schränken wir über geeignete Maßnahmen opportunistisches Verhalten ein. Wir fördern und wollen Kooperation und damit einen erfahrbaren gemeinsamen Gewinn in unseren Geschäftsbeziehungen. In der digitalen Transformation sehen wir die Chance, Ressourceneffizienz, Transparenz und verantwortungsvolles Wirtschaften zu unterstützen.

Unser Geschäftspartner Verhaltenskodex beschreibt die Inhalte unserer Wertvorstellungen im Rahmen der ESG, die wir mit unseren Partnern teilen. Der Kodex gilt für alle unsere Geschäftspartner – einschließlich, aber nicht beschränkt auf Hersteller, Distributoren, Dienstleistungsanbieter, Subunternehmer, Zulieferer und Beratungspartner. Wir gehen davon aus, dass unsere Partner wiederum sicherstellen, dass auch ihre eigenen Geschäftsbeziehungen so gestaltet sind, dass die Grundsätze dieses Verhaltenskodex erfüllt sind. 

Dieser Verhaltenskodex lehnt sich an den Prinzipien des "UN Global Compact", den Standards der Konven-tionen der ILO (International Labor Organization) und dem Verhaltenskodex der Responsible Business Alli-ance (RBA) an. Grundlegend für die Annahme des Kodex ist das Verständnis, dass ein Unternehmen bei all seinen Aktivitäten die Gesetze, Regeln und Vorschriften der Länder, in denen es tätig ist, vollständig einhalten muss. Der Kodex ermutigt die Teilnehmer außerdem, über die Einhaltung von Gesetzen hinauszugehen und sich dabei auf international anerkannte Standards zu stützen, um die soziale und ökologische Verantwortung sowie die Geschäftsethik voranzutreiben.

Ein gemeinsames Engagement im Sinne eines verantwortlichen und respektvollen Handelns wird eine trag-fähige Zukunft erschaffen. 

Die Geschäftsführung steht Ihnen bei Fragen zu diesem Verhaltenskodex gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Die Geschäftsführung

 

1 Menschen

1.1 Menschenrechte

Die Beachtung der Menschenrechte und der geltenden Sozialstandards gehört zu den Grundsätzen des menschlichen Zusammenlebens. Arbeitsbedingungen, die solche Rechte und Standards verletzen, wider-sprechen diesem Grundsatz. Sie werden nicht toleriert. 

Menschen werden entsprechend dem Verständnis der internationalen Gemeinschaft, mit Würde und Respekt behandelt. Bezogen auf internationale Übereinkommen achten Sie als unser Geschäftspartner, damit im Rahmen Ihrer geschäftlichen Aktivitäten auf die geltenden Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO), auch entlang Ihrer Lieferkette:

• dem Übereinkommen Nr. 29 über Zwangs- oder Pflichtarbeit vom 28. Juni 1930 (BGBl. 1956 II S. 641),
• dem Übereinkommen Nr. 87 über die Vereinigungsfreiheit und den Schutz des Vereinigungsrechtes vom 9. Juli 1948 (BGBl. 1956 II S. 2073),
• dem Übereinkommen Nr. 98 über die Anwendung der Grundsätze des Vereinigungsrechtes und des Rechtes zu Kollektivverhandlungen vom 1. Juli 1949 (BGBl. 1955 II S. 1123),
• dem Übereinkommen Nr. 100 über die Gleichheit des Entgelts männlicher und weiblicher Arbeitskräfte für gleichwertige Arbeit vom 29. Juni 1951 (BGBl. 1956 II S. 24),
• dem Übereinkommen Nr. 105 über die Abschaffung der Zwangsarbeit vom 25.Juni 1957 (BGBl. 1959 II S.442),
• dem Übereinkommen Nr. 111 über die Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf vom 25. Juni 1958 (BGBl. 1961 II S. 98),
• dem Übereinkommen Nr. 138 über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung vom 26. Juni 1973 (BGBl. 1976 II S. 202) und
• dem Übereinkommen Nr. 182 über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit vom 17. Juni 1999 (BGBl. 2001 II S. 1291).

1.2 Arbeitssicherheit

Ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld fördert die Gesundheit der Mitarbeiter, minimiert Verletzungen und schafft Kontinuität bezüglich Qualität und Motivation. 

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz für die Mitarbeiter sind ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensgrundsätze. Wir legen großen Wert auf die Einhaltung der Gesundheits- und Arbeitsschutzrichtlinien, die durch ein zertifiziertes Arbeitsschutz-Managementsystem (AMS) organisiert und gesteuert werden und erwarten dies gleichermaßen von Ihnen als unserem Geschäftspartner.

1.3 Vielfalt

Vielfalt bietet den Rahmen für innovative Ideen und neue Entwicklungen. Eine freundliche, offene und faire Arbeitsatmosphäre öffnet den Raum für fruchtbaren Austausch. Die Grundlage dafür sind Vertrauen und Wertschätzung. In einer vertrauensvollen Umgebung wird die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte eines jeden Menschen geachtet. 

Somit pflegen Sie als unser Geschäftspartner einen sachorientierten und anforderungsbezogenen Umgang ebenso wie die vertrauensvolle Zusammenarbeit. 

Wir erwarten, dass Diskriminierung und Belästigung nicht geduldet werden und dass Mitarbeiter wie Ge-schäftspartner unabhängig von Nationalität, Hautfarbe, sozialer Herkunft, Abstammung, Geschlecht, Alter, Aussehen, etwaiger Behinderungen, Religion, Weltanschauung, politischer Einstellung, sexueller Orientie-rung oder weiterer gesetzlich geschützter Merkmale gleich behandelt werden.

Chancengleichheit wird gefördert. Diskriminierung wird in allen Bereichen – von der Einstellung über Gehaltsentwicklung und Beförderung bis hin zur Aus- und Weiterbildung – unterbunden.
 

2 Umwelt

Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass ein verantwortungsvoller Umgang mit der Umwelt ein fester Bestandteil ihrer Unternehmensphilosophie ist, um nachteilige Auswirkungen auf die Gemeinschaft zu reduzieren und um die Umwelt und natürlichen Ressourcen zu schonen. 

Somit steht das Vorsorgeprinzip beim Umgang mit Umweltproblemen im Vordergrund. Initiativen, die größe-res Umweltbewusstsein fördern, wie z.B. der Einsatz und Verbreitung von Technologien, die zur Verringerung negativer Umweltauswirkungen beitragen können, werden gefördert. Geltendes Umweltrecht sowie nationale Umweltvorschriften werden vollumfassend eingehalten. 

Ein effizienter und verantwortungsvoller Umgang mit natürlichen Ressourcen, beispielsweise durch Wiederverwendung und Recycling, wird angestrebt. Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz sind vorhanden. Maßnahmen zur Reduzierung von Treibhausgasemissionen und Abfällen sollen umgesetzt und weiterentwickelt werden.

Entlang der Lieferkette setzen Sie sich für eine verantwortungsvolle Beschaffung von Rohstoffen und Kon-fliktmineralien ein.
 

3. Ethik

Ihre Geschäftsaktivitäten als unser Partner sind durch höchste Integritätsstandards und verantwortungsvolles Handeln geprägt.

3.1 Gesetze

Als unser Geschäftspartner halten Sie sämtliche geltenden Gesetze und Vorschriften der Länder, in deren Gebiet Sie geschäftlich aktiv sind, ein. Geschäfte werden ausschließlich mit rechtskonform arbeitenden Geschäftspartnern abgeschlossen. Gesetzes- oder regelwidriges Verhalten wird nicht toleriert.

Auch die Arbeitszeit richtet sich nach lokalem Recht und die geltende maximale Stundenzahl darf nicht überschritten werden. Die den Arbeitskräften gezahlte Vergütung hat sämtlichen einschlägigen Gesetzen zur Entlohnung zu entsprechen, wozu auch Gesetze zum Mindestlohn, zu Überstunden und zu gesetzlich festgelegten Sozialleistungen gehören.

3.2 Fairer Wettbewerb

Als unser Geschäftspartner agieren Sie fair im Wettbewerb und handeln verantwortungsvoll in Ihren Marke-tingaktivitäten.

Sie untersagen jegliche Form von Korruption, Bestechung, Diebstahl, Erpressung sowie unerlaubten Geld-flüssen, um illegal Vorteile in einem Entscheidungsprozess einer Geschäftsaktivität zu erwirken und halten alle anwendbaren Antikorruptionsgesetze und -vorschriften ein. Die dafür erforderlichen Verfahren zur Überwachung, Dokumentation und zur Durchsetzung entsprechender Maßnahmen sind vorhanden.

Zuwendungen, etwa im Rahmen von Einladungen oder im Zusammenhang mit Werbemaßnahmen, die dem Zweck dienen, die Geschäftsbeziehungen zu uns zu fördern oder Produkte oder Dienstleistungen zu prä-sentieren, dürfen nur gewährt oder angenommen werden, wenn sie einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und nicht als Gegenleistung für einen unrechtmäßigen Vorteil angenommen oder gewährt werden. Die Zuwendungen müssen maßvoll und ethisch einwandfrei sein. Sie dürfen die Grenzen der Geschäftsüblichkeit nicht überschreiten.

3.3 Ausfuhr- und Einfuhrbestimmungen

Als unser Geschäftspartner halten Sie sich an alle geltenden Import- und Exportkontrollgesetze, einschließ-lich, aber nicht beschränkt auf, Sanktionen, Embargos und andere Gesetze, Vorschriften, Regierungsanordnungen und Richtlinien für die Übertragung oder den Versand von Waren, Technologie und Zahlungen.

3.4 Vertraulichkeit und Datenschutz

Informationssicherheit und Datenschutz sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Unternehmenspolitik, die systematisch und nach Möglichkeit durch ein zertifiziertes Informationssicherheitsmanagementsystem organisiert und gesteuert werden. Alle Ihre Mitarbeiter werden diesbezüglich regelmäßig geschult.

Dabei werden alle gültigen Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit beachtet. Vertrauliche und personenbezogene Daten werden durch geeignete organisatorische Maßnahmen und durch eine gezielte prozesstechnische Umsetzung geschützt. Daten werden ausschließlich dem geltenden Recht folgend, erhoben, gespeichert, verarbeitet, übermittelt und weitergegeben. 

Alle vertraulichen Geschäftsinformationen und Betriebsgeheimnisse werden geschützt und in Übereinstim-mung mit den geltenden Gesetzen verwendet. Die vertraulichen Informationen werden ausschließlich zweckgebunden zur Erfüllung eines bestehenden Vertragsverhältnisses verwendet.

Alle Informationen und Unterlagen, die durch die Erfüllung eines Vertrages miteinander ausgetauscht wer-den, werden vertraulich behandelt.

Diese Vertraulichkeit gilt auch fünf Jahre nach Beendigung der gegenseitigen Geschäftsbeziehung weiter.

3.5 Berichterstattung

Als unser Geschäftspartner sorgen Sie dafür, dass externe Berichte über die Geschäftstätigkeit, die Struktur, die Finanzlage und die Leistung des Unternehmens sowie Aufzeichnungen und andere Unterlagen in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Regeln und Standards und somit vollständig und richtig sind sowie zeit- und systemgerecht erfolgen.

3.6 Geistiges Eigentum

Rechte an geistigem Eigentum werden respektiert. Technologie- und Know-how-Transfer erfolgen so, dass geistige Eigentumsrechte geschützt sind.
 

4 Verantwortung in der Lieferkette

Als unser Geschäftspartner tragen Sie Verantwortung dafür, dass die Achtung von Menschenrechten, Arbeits- und Sozialstandards sowie Umweltgrundsätzen auch in Ihrer Lieferkette gewährleistet ist.

Sie verpflichten sich, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Risiken im Zusammenhang mit Menschen-rechtsverletzungen, unzulässigen Arbeitsbedingungen oder Umweltschädigungen in Ihrer Lieferkette zu erkennen, zu vermeiden und zu mindern. Hierzu gehört insbesondere die regelmäßige Überprüfung relevanter Risiken, die Umsetzung von Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie die Förderung eines verantwor-tungsvollen Handelns Ihrer eigenen Lieferanten.

Sie stellen sicher, dass Ihre Unterlieferanten über die in diesem Verhaltenskodex festgelegten Grundsätze informiert werden und auf deren Einhaltung hinwirken.

Im Falle tatsächlicher oder drohender Verstöße verpflichten Sie sich, uns hierüber zeitnah zu informieren und gemeinsam auf eine angemessene Lösung hinzuarbeiten.

 

5 Verbindlichkeit

Dieser Verhaltenskodex ist für unsere Geschäftspartner eine verbindliche Richtlinie. Es ist jedem Geschäftspartner bewusst, dass eine Nichtbefolgung des Verhaltenskodex einen Verstoß gegen unsere Werte darstellt.

Die Controlware GmbH ist berechtigt, selbst oder durch beauftragte Dritte die Einhaltung dieses Verhaltenskodex nach angemessener vorheriger Ankündigung zu überprüfen. Der Geschäftspartner wird hierbei in angemessenem Umfang kooperieren und erforderliche Nachweise zur Verfügung stellen, soweit gesetzlich zulässig.

Wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag in der Begegnung mit einem Mitarbeiter oder Geschäftspartner der Controlware einen Verstoß wahrnehmen oder ihn vermuten, bitten wir Sie, dies direkt offen und angemessen anzusprechen, um ihn darauf aufmerksam zu machen. Damit schaffen Sie die positive Möglichkeit einer Verhaltensänderung. 

Ist dies nicht möglich, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführung, den Betriebsrat, das Corporate-Governance-Risk-Compliance Team oder die Personalabteilung der Controlware. Neben der persönlichen Ansprache besteht auch die Möglichkeit, eine E-Mail an compliance(at)controlware.de zu schreiben. 

Die Berichterstattung kann auch anonym erfolgen. Die anonymisierten Berichte sollten ausreichende Infor-mationen enthalten, um eine adäquate Bearbeitung zu ermöglichen.