Controlware: Smarte Online-Meetings mit „Cognitive Collaboration” und „Huddle Rooms”

Datum:

April 2020

Autor:

Dietzenbach, 22. April 2020 – Der Bedarf an Collaboration-Lösungen ist in der derzeitigen Krisensituation besonders hoch. Doch auch unabhängig davon steigt die Nachfrage bereits seit Jahren kontinuierlich an. Um aber nicht nur während der Pandemie, sondern auch für die Zukunft gerüstet zu sein, setzen sich Unternehmen jetzt vermehrt mit den am Markt angebotenen Lösungen auseinander. Sie sehen besonders in der aktuellen Situation die Vorteile von sicheren und effizienten digitalen Meetings und wie dadurch gleichzeitig der kreative Austausch gefördert wird. Viele Unternehmen diskutieren daher, wie sich neue digitale Konzepte auch für die zukünftige Zusammenarbeit konzipieren und umsetzen lassen. Controlware unterstützt sie dabei, Cognitive-Collaboration-Lösungen zu implementieren und Online-Meetings mit intelligenten Funktionen zu optimieren.

Der Begriff Cognitive Collaboration bezieht sich auf Tools, die künstliche Intelligenz (KI), intelligente Sensoren und Machine Learning nutzen, um die virtuelle Zusammenarbeit per Chat und Videokonferenz zu erleichtern. In der Arbeitswelt verspricht man sich viel vom Einsatz neuer Technologien: Laut einer Studie von Cisco Systems meinen über 60 Prozent der Befragten, dass ihre Teams mithilfe von virtuellen Assistenten produktiver arbeiten. 51 Prozent gaben an, dass KI mehr Zeit für wichtige Aufgaben schaffen könne.

Tools wie „Cisco Webex“ verbinden die klassische Collaboration-Funktion mit smarten Features wie Kontaktinformationen der Meetingteilnehmer, Gesichts- und Störgeräusch-Erkennung. Bei Cognitive-Collaboration-Lösungen können virtuelle Assistenten den Nutzer bei sämtlichen organisatorischen Aufgaben vor, während und nach einem Meeting unterstützen. Dadurch wird ein effizienteres Arbeiten in Teams über die Bürogrenzen hinaus möglich. Außerdem werden die Mitarbeiter entlastet und können sich so voll auf das Meeting und den kreativen Arbeitsprozess konzentrieren.

Smarte Features für effizientere Meetings
In Vorbereitung auf eine Videokonferenz unterstützt die Cognitive-Collaboration-Lösung mit Kontaktinformationen zu den Gesprächsteilnehmern (People Insights), ermöglicht die automatische Erkennung der Meetingteilnehmer im Raum über Ultraschall (Proximity Kopplung) sowie die Steuerung des Meetings per Sprachbefehl. Während des Meetings sorgen Features wie die Gesichtserkennung und die intelligente Fokussierung auf den Sprecher sowie die Erkennung und Ausblendung von Störgeräuschen für einen reibungslosen Gesprächsablauf. Darüber hinaus lassen sich mit dem „Webex Assistant“ Folgetermine planen, Meetings aufzeichnen und Dienste von Drittanbietern integrieren.

Im zentralen „Control Hub Management“ können Administratoren anhand von Diagnosedaten feststellen, ob die Meetings ohne technische Störungen verlaufen sind und wo möglicherweise Handlungsbedarf besteht. Zudem gibt die „Raumanalyse“ Aufschluss darüber, ob ein Konferenzraum optimal ausgelastet ist. Nehmen etwa in einem Raum, der für bis zu zwölf Personen eingerichtet ist, stets nur sechs oder weniger Personen an Meetings teil, könnte es gegebenenfalls sinnvoll sein, stattdessen zwei Konferenzzimmer für kleinere Personengruppen einzurichten.

„Huddle Rooms“ gewinnen an Bedeutung
Tatsächlich werden kleine virtuelle Meetingräume, sogenannte Huddle Rooms, immer beliebter. Diese kleinen Besprechungsräume für bis zu vier Mitarbeiter können spontan und unbürokratisch genutzt werden. Aktuell sind diese allerdings technisch oft wenig bis gar nicht ausgestattet. Mitarbeiter weichen deshalb auf große Konferenzräume mit entsprechender Videokonferenztechnik aus. Dadurch ergibt sich ein Missverhältnis zwischen Nutzerbedarf und Technologie. Doch gerade nach den Erfahrungen, die Unternehmen derzeit mit der Umsetzung digitaler, standortübergreifender Zusammenarbeit sammeln, denken viele über eine effiziente Weiterentwicklung der bisherigen technischen Möglichkeiten nach. Um unkompliziert Videokonferenzen und standortübergreifende Teammeetings abzuhalten, sollten Huddle Rooms mit einer Cognitive-Collaboration-Lösung sowie entsprechender Hardware, etwa mit einem „Cisco Webex Room Kit Mini“, ausgestattet sein.

Als Systemintegrator und Managed Service Provider unterstützt Controlware Unternehmen bei der Implementierung von Cognitive-Collaboration-Lösungen. Nach einer umfassenden Beratung passen die Experten von Controlware das Lösungskonzept individuell auf die IT-Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens an und stehen auch bei der Implementierung helfend zur Seite. Im Übrigen bieten aufgrund der Coronakrise unsere Hersteller von Collaboration-Tools verlängerte Testphasen an. So kann etwa Cisco Webex aktuell bis zu 90 Tage getestet werden. Darüber hinaus kümmert sich Controlware auch darum, dass die Tools Anwendung finden, indem Mitarbeiter im Umgang mit sämtlichen Features der smarten Meeting-Technologie geschult werden. „Unternehmen, die mithilfe einer Cognitive-Collaboration-Lösung wie Cisco Webex fit für die Zukunft werden möchten, finden in Controlware einen Partner, der sie von der Planung über die Umsetzung bis zum täglichen Umgang mit dem Tool konstant begleitet“, erklärt Rouven Ashauer, Solution Manager Collaboration bei Controlware.

Stefanie Zender

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